Elaboración de un plan de preservación
La presenvación es uno de los problemas a los que a los que se enfrenta la información digital, en un mundo donde la tecnólogia cambia a cada momento los planes de presevación son fundamentales.
¿Qué debe contener un plan de preservación?
Aplicación: no todos los documentos se debe conservar y no toda la información que se preserve debe ser tratada de la misma manera. Hay que concretar que debemos conservar y cual es el tratamiento que deberá recibir.
La vida de los documentos hace que algunos que de los documentos que deben ser preservados a largo plazo hoy tan sólo son documentos de gestión.
La responsabilidad sobre los documentos recaen:
- Quien los crea.
- Quienes los administran.
- Los responsables de su seguridad y preservación.
Debe tenerse en cuenta la legislación a la que estén sometidos los datos y los requerimientos que hace la misma sobre su conservación.
Se debe realizar un análisis de riesgos y un análisis de los peligros detectados. Tras lo cual se debería crear un diseño de seguridad para poder paliar todos los riesgos detectados.
El modelo conceptual y tecnológico, se puede optar por seguir un modelo ya existente. Se deben indicar los estándares tecnológicos que se siguen. Se detallan el número de copias que se guardan los metadatos mínimos y las ubicaciones de las distintas copias.
La financiación. Sin dinero no hay plan. Debe ser una financiación a largo plazo, algo difícil de presupuestar y documentar.
Existen modelos cooperativos de preservación, para que la infraestructura generada sirva para más de una institución.
La tecnología que empleamos. Hay que tener en cuenta que será mucho mejor emplear software abierto, empleando estándares, sistemas interoperables y usar sistemas que faciliten la migración de los contenidos.
En el plan también debemos señalar la auditoría del mismo, tanto interna como externa.
Para elaborar un plan de preservación deben estar implicados todos los integrantes de una organización, desde la dirección hasta el personal encargado del archivo. El conocimiento de este plan por parte de todos los miembros de la organización es fundamental para su funcionamiento, sin una difusión el personal no lo conocerá y no lo llevara a cabo.
No son planes estáticos. No sólo a nivel tecnológico sino que las instituciones cambian y el volumen de la información digital es cada vez mayor y los planes deben adecuarse a nuevas realidades
