Gestión Documental aplicada al gobierno abierto

Para empezar lo mejor, es una definición.

“Una doctrina que sostiene que los temas de gobierno y administración pública deben ser abiertos a todos los niveles posibles en cuanto a transparencia, [lo que] debe ir unido a la creación de espacios permanentes de participación ciudadana y colaboración ciudadana”.

Guillermo Rodríguez

Para que podamos hablar de gobierno abierto se deben dar dos requisitos:

• El acceso libre, abierto y gratuito de los datos e información relacionada. El llamado Open Data. Todo esto permite que se incremente la transparencia y con ello la rendición de cuentas de cara a la ciudadanía.

• Facilitar los mecanismos necesarios para la participación y acción de los ciudadanos. Podemos incluir aquí el uso de las redes sociales y plataformas para la participación ciudadana.

Pero para que todo ello se pueda llevar a cabo las organizaciones publicas deben contar con la infraestructura y la tecnología necesaria para poder brindar la información socialmente útil. Pero también la propia ciudadanía deben poder utilizar adecuadamente todos los instrumentos a su alcance. Si no se dan estos dos requisitos a la vez no se llegara a ningún sitio.

En lo que se refiere a los sistemas de gestión documental, se contara por ejemplo con herramientas para acceder a todas las ordenanzas on line, acceder a los antecedentes e historial de los expedientes, grabación de sesiones en línea, o buzón de sugerencias ciudadanas, para que el ciudadano pueda contactar de manera directa con la institución. Este sistema deberá ser único para todas las instituciones, para facilitar la interoperabilidad de los datos.

El gobierno abierto estará ligado a numerosa legislación que le será de obligado cumplimiento, esto no lo debemos perder de vista, son administraciones y se rigen por leyes que las de obligado cumplimiento en la gestión documental y lo que hagan con todos los datos que tienen.

Y estos sistemas no estarán exentos de los problemas:

• Obsolescencia de la tecnología que se emplea.

• Problemas derivados de los costes de la preservación de los documentos.

• Amenazas a la seguridad y privacidad a los documentos.

• Problemas de integridad, disponibilidad, confidencialidad y no repudio de los documentos.

Tras leer el artículo te darás cuenta de cuantos beneficios puede tener el gobierno abierto y cuan difícil es llevarlo a cabo, las administraciones son algo muy grande, que se mueve muy despacio en todo lo que son los cambios. Ademas de que por ejemplo en el caso de España, cada administración va a su ritmo.