Metodología para la definición de un modelo de gestión documental
Lo primero que aprenderemos es, que es un modelo de gestión documental.
Es el que establece los criterios, principios y directrices que una organización define para gestionar sus documentos, que se traduce en una serie de documentos que serán la base para desarrollar los aspectos técnicos, normativos y organizativos de la implantación.
¿Cómo establece el modelo?
Se parte de un análisis que ira desde el contexto de la organización en la que se quiere implantar, el entorno en el que se gestionan y producen los documentos o los riesgos a los que pueden verse sometidos.
Es importante tener en cuenta la legislación que será de aplicación y que es de obligado cumplimiento en muchos casos.
Deben analizarse también la infraestructura de la que se dispone o dispondrá y de la arquitectura de la información.
Debe tenerse en cuenta el análisis de la organización, quien tendrá la responsabilidad de la gestión.
El diagnostico y la propuesta.
Tras recabar todos los datos del análisis hay que describir los problemas que se generan de la organización para lo que se podrá crear un cuadro DAFO (amenazas, debilidades,fortalezas, oportunidades).
El modelo de los procesos documentales deberá contar siempre con estos puntos.
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Creación.
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Captura y registro.
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Clasificación
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Seguridad y acceso.
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Valoración y disposición.
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Preservación de los documentos.
El modelo tecnológico.
En este caso se debe contemplar como se integran las tecnologías seleccionadas con el resto de los sistemas de la organización , debe estar integrado y no crearse como un ente aparte.
El modelo organizativo.
En este caso se asignan las responsabilidades, es difícil que a día de hoy este modelo no competa a casi la totalidad de los integrantes de una organización, desde la dirección hasta los especialista de la gestión documental.
Todo esto debe tener un marco normativo, bien sea interno o externo, en el que basarse y que lo rija.
Llega entonces el momento de la implantación.
Un modelo de gestion documental deber contar con: un principio y un final definidos, quienes encargue de llevarlo a cabo, un jefe de proyecto. Las tareas planificadas, los recursos humanos y materiales con los que cuenta. Y en algunos casos un plan de mantenimiento.